mua hàng Trung Quốc
Tôi vẫn nhớ cảm giác lo lắng, bứt rứt mỗi ngày khi lên hệ thống tracking của forwarder, chỉ để thấy dòng chữ đỏ “Đang ở kho Trung Quốc” từ tuần này sang tuần khác. Đơn hàng ấy gồm mấy bộ quần áo mới tinh để chuẩn bị cho một chuyến đi chơi, và tôi đã đặt trước cả tháng. Vậy mà, ngày bay đến gần, hàng vẫn “chìm nghỉm” ở bên kia biên giới. Sự hoang mang lúc đó thực sự rất thật: “Làm sao đây? Có mất hàng không? Ai sẽ chịu trách nhiệm?”
Sau vài lần “dính chưởng” như vậy và phải tự mày mò xử lý, tôi đã rút ra được một quy trình rõ ràng để đối phó với tình huống đơn hàng bị kẹt ở kho Trung Quốc quá lâu. Nếu bạn đang rơi vào hoàn cảnh tương tự, đừng hoảng. Hãy hít thở sâu và làm theo từng bước này.
Bước 1: Bình Tĩnh & Xác Định “Quá Lâu” Là Bao Lâu?
Trước tiên, cần hiểu một chút về quy trình. Sau khi shop giao hàng cho forwarder, họ cần:
- Nhận hàng, nhập kho.
- Kiểm đếm, đóng gói lại (nếu cần).
- Khai báo thông tin để làm thủ tục xuất hàng.
Quá trình này thường mất từ 3 đến 7 ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật và ngày lễ TQ). Vì vậy:
- Dưới 1 tuần: Hãy kiên nhẫn chờ thêm. Có thể do lượng hàng đông, thời tiết, hoặc khâu kiểm hàng kỹ.
- Trên 10 ngày đến 2 tuần: Đã đến lúc bạn cần chủ động liên hệ để hỏi thăm.
- Trên 3 tuần: Cần hành động ngay và luôn.
Kinh nghiệm của tôi: Đừng cuống lên ngay ngày thứ 4, thứ 5. Hãy cho họ một chút thời gian xử lý nghiệp vụ thông thường.
Bước 2: Tra Cứu Thông Minh & Thu Thập “Chứng Cứ”
Đừng chỉ nhắn tin hỏi forwarder một cách chung chung: “Sao hàng em lâu quá vậy?”. Hãy trở thành một người hỏi chuyện có hiểu biết.
- Tra mã vận đơn (tracking number) NỘI ĐỊA Trung Quốc: Đây là mã vận chuyển từ shop đến kho forwarder (thường bắt đầu bằng chữ cái như YT, JD, ZTO…). Dán mã này lên website đặt hàng taobao(chọn khu vực Trung Quốc) để xem chi tiết hành trình. Nó sẽ cho bạn biết:
- Hàng đã được kho forwarder THẬT SỰ NHẬN chưa? Hay còn đang trên đường?
- Nếu đã nhận, thời gian cụ thể là khi nào?
- Chụp lại toàn bộ thông tin: Hình ảnh tracking chi tiết, thời gian nhận hàng, và cả lịch sử chat/email đặt hàng của bạn với forwarder trước đó. Điều này cực kỳ quan trọng nếu sau này cần “đối chất”.
Bước 3: Liên Hệ Với Forwarder – Hỏi Đúng Trọng Tâm
Đây là bước then chốt. Hãy liên hệ trực tiếp với nhân viên hỗ trợ của forwarder mà bạn đã làm việc (qua Zalo, Facebook, email).
CÁCH HỎI HIỆU QUẢ:
“Chào bạn, mình có đơn hàng mã [Mã đơn của bạn]. Theo tracking nội địa thì kho bên bạn đã nhận hàng từ ngày [Ngày cụ thể], đã hơn [X] ngày rồi. Bạn có thể kiểm tra giúp mình xem tình trạng hàng hiện tại thế nào được không? Có gặp vấn đề gì về kiểm hàng, đóng gói, hay khai báo không ạ? Mình cần hàng gấp nên mong bạn hỗ trợ xử lý nhanh.”
Tại sao cách này hiệu quả? Bạn cung cấp thông tin cụ thể, chứng minh bạn đã theo dõi, và hỏi một cách lịch sự nhưng kiên quyết. Nó cho thấy bạn không dễ bị qua mặt và thực sự quan tâm.
Bước 4: Phân Tích Câu Trả Lời & Đưa Ra Yêu Cầu Rõ Ràng
Phản hồi từ forwarder sẽ rơi vào một vài trường hợp phổ biến:
- “Do hàng đông, đang xử lý chậm”: Lúc này, hãy yêu cầu một timeline cụ thể. “Vậy dự kiến khi nào hàng của mình có thể xuất kho và có mã vận đơn quốc tế ạ?”.
- “Hàng có vấn đề, đang kiểm lại/liên hệ shop”: Hỏi kỹ vấn đề là gì (hỏng hóc, thiếu hàng, sai màu?). Yêu cầu họ cung cấp bằng chứng (hình ảnh) và đề xuất phương án (hoàn tiền, gửi bù, hay chờ…).
- “Đang chờ gom hàng cho đủ chuyến bay/cont”: Nếu bạn đã chọn hình thức vận chuyển chung (sea/air freight), điều này là bình thường. Nhưng hãy hỏi họ tần suất gửi hàng (ví dụ: 1 tuần/chuyến) để bạn nắm được.
Trường hợp xấu nhất: Forwarder im lặng hoặc trả lời hời hợt. Lúc này, bạn cần leo thang.
Bước 5: Leo Thang & Các Giải Pháp Dự Phòng
Nếu sau 2-3 lần nhắc nhở mà tình hình không cải thiện:
- Yêu cầu được nói chuyện với quản lý/giám sát của đội ngũ hỗ trợ.
- Kiểm tra chính sách bảo hiểm/đền bù của forwarder đó. Hầu hết các forwarder uy tín đều có chính sách bồi thường nếu mất hàng hoặc chậm trễ quá lâu do lỗi của họ.
- Công khai tình trạng trên các group cộng đồng lớn (một cách lịch sự, nêu rõ sự việc có số liệu, hình ảnh). Áp lực cộng đồng đôi khi khiến họ hành động nhanh hơn.
- Cuối cùng, nếu xác định bị lừa hoặc mất hàng, hãy lưu toàn bộ bằng chứng và tố cáo lên các trang người tiêu dùng. Và rút kinh nghiệm cho lần sau.
Một Vài Câu Hỏi Thực Tế:
Q: Có nên tự gọi điện sang kho Trung Quốc không?
A: Rất khó nếu bạn không giỏi tiếng Trung. Việc của bạn là gây áp lực cho forwarder người Việt mà bạn đã thuê. Họ phải là người liên lạc với đối tác bên đó.
Q: Làm sao tránh tình trạng này ngay từ đầu?
A: Hãy chọn forwarder uy tín, có phản hồi tốt từ cộng đồng. Trước khi đặt, hỏi rõ họ về thời gian xử lý hàng tại kho TQ và tần suất gửi hàng về VN. Đừng chỉ chọn rẻ!
Q: Có được đòi bồi thường không?
A: Nếu chậm trễ quá lâu (vài tháng) dẫn đến thiệt hại (hàng mùa vụ hết giá trị) hoặc mất hàng, bạn HOÀN TOÀN có quyền yêu cầu. Hãy dựa vào chính sách công khai của họ.
Trải qua mấy lần “đau tim” như vậy, tôi học được rằng việc giữ bình tĩnh, hành động có trình tự và giao tiếp thông minh sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc la hét hoặc tuyệt vọng. Hy vọng kinh nghiệm của tôi sẽ giúp bạn lấy lại “đứa con tinh thần” của mình từ kho Trung Quốc một cách suôn sẻ nhất!
